Zes tips om uw collega’s te stimuleren met bouwsoftware

Als we kijken naar het gebruik van nieuwe bouwsoftware op de bouwplaats zien we dat er in de loop van tijd veel is veranderd. Ik zal u daarom ook niet veroordelen wanneer u zegt dat uw collega’s er nog niet aan toe zijn om deze vernieuwende technologie te gebruiken. Hoewel het aanzienlijk voordelen met zich meebrengt: zoals het vermijden van herbewerkingskosten en ervoor zorgen dat iedereen met dezelfde set plannen werkt. Maar toch is het gebruik van mobiele apparaten, software en applicaties op de werf nieuw in de branche en kan het een behoorlijk culturele impact hebben.

De gedachte veranderen: “Dit is de manier waarop we het altijd al gedaan hebben” is soms genoeg bezwaar om de acceptatie te vertragen. Maar met de juiste begeleiding kunt u uw team nog steeds voor u winnen. Of u nu bouwsoftware hebt gekocht of het beeld nog niet helder heeft hoe u uw team richting de softwarewereld kunt brengen; volgen hier een zestal tips om uw collega’s te stimuleren:

1. Wat zijn de voordelen van bouwsoftware?

Het gebruik van bouwsoftware helpt bedrijven om projecten sneller en onder het budget op te leveren, maar deze voordelen zijn vaak minder duidelijk voor individuele teamleden. Help ze door uit te leggen hoe het hun werk op persoonlijk niveau zal verbeteren. Gaat het om minder verplaatsingen van elementen op werklocatie of kunnen ze gemakkelijker voorgangsupdates delen? Het is moeilijk voor ze om uw voorstel af te wijzen wanneer het hen eerder thuisbrengt, het scheelt minimaal 3 uur per week.

2. Laat de bouwsoftware uitproberen door kleine groepen.

Vaak bent u zelf helemaal ondersteboven van de software die u heeft aangeschaft en wilt u dat iedereen het tegelijk gebruikt. Toch is het verstandig om de software eerst door één of twee personen uit te laten proberen (grote organisaties). Voor wat kleinere bedrijven is het verstandig wanneer dit wordt gedaan door een klein team. Gebruik de software op een enkel project. Probeer vanuit de probeerfase inzichtelijk te krijgen hoe het team er baat bij heeft voordat de rest van de organisatie aan boord komt. Pak eventuele zorgen aan en probeer het proces in kaart te brengen door verwachtingen op te stellen hoe iedereen de software zou moeten gebruiken.

3. Begin simpel: focus op één of twee belangrijke eigenschappen.

Hoe sneller uw team de software toe-eigent hoe beter. Dit gaat niet lukken wanneer ze direct alles moeten aanleren. Doorslechts op één of twee belangrijke softwarefuncties te focussen gaat het toe-eigenen veel eenvoudiger. Leer deze goed kennen en wordt een expert hierin en schakel dan over naar de volgende functies. Wees niet bang dat dit tijd nodig heeft – expert wordt je niet in één dag. Veel DiviD gebruikers beginnen eerst aan eenvoudig uploaden van bouwtekeningen, om vervolgens bij de teamsamenstelling te komen. Zodat iedereen met de laatste set tekeningen werk en direct de voorgang kan delen met elkaar, of ze nu op de bouwplaats of het kantoor zijn. Na een week of twee gaan ze verder met de rapportagefunctie. Hierin leren ze het bijhouden van werkzaamheden en het personaliseren van het rapport. Maar door al vroeg waarde te laten zien aan je team probeer je iedereen aan boord te krijgen.

4. Laat verschillende afdelingen het samen gebruiken.

Veel bouwsoftware kan nuttig zijn voor het verbeteren van een individuele afdeling.
Toch is het zo dat veel verschillende afdelingen te maken hebben met de aanschaf van de nieuwe bouwsoftware. De software die teamwork en communicatie verbeterd sijpelt namelijk door meerdere afdelingen heen. Als uw ziet hoe de software de verschillende afdelingen helpt wordt niet alleen u maar heel uw organisatie geïnspireerd. Taken en recensies kunnen toewijzen of op andere manieren kunnen samenwerken, stimuleert een productievere samenwerking.

5. Geef teamleden rollen met verantwoordelijkheid.

Wanneer de software op één of meerdere projecten is getest (tip twee) kunt u de lessen hieruit meenemen richting uw teamleden. U kunt afspreken hoe het team de software gaat gebruiken en wie welke rol tot zich krijgt. Zo zijn er binnen DiviD drie verschillende rollen. Project lid, projectmanager en opzichter.
Projectmanagers verdelen de inspectie punten richting de projectleden, projectleden bewerken de inspectiepunten, die vervolgens door de projectmanagers worden gekeurd en worden om gezet naar rapportages. De opzichter heeft geen mogelijkheid om het project aan te passen maar kan ten alle tijden het gehele project inzien. Bereik in een vroeg stadium de taakverdeling en creëer duidelijkheid waardoor iedereen door de organisatie heen weet waar hij/zij aan toe is.

6. Maak gebruik van trainingen en ondersteuning

Elk gerespecteerd bouwsoftware bedrijf, biedt trainingen op locatie, online Webinars of een chat ondersteuning aan om de gebruiker te helpen met het adopteren van de software. Maak gebruik van deze bronnen. Besteed een paar minuten aan het bekijken van de “how-to” video’s. Dit kan uw team helpen succesvol te worden in het gebruik van de software. De ontwikkelaars van DiviD hebben een bouwachtergrond en geloven hierom dat de software op de bouwplaats moet starten. Begin met een gratis proefversie voor de smartphone tablet en pc en bekijk onze trainingsbronnen